La saisie manuelle n'est presque jamais le métier de quelqu'un. C'est précisément pour cela qu'elle survit. Elle arrive dix minutes à la fois, accrochée à un travail qui, lui, a un responsable, et elle n'apparaît jamais comme un poste de coût.
Elle se révèle dans les réponses à une autre question. Demandez à quelqu'un ce qu'il a fait ce matin et il vous parlera du client. Demandez-lui ce qu'il a tapé deux fois et vous verrez apparaître le processus.
Où se niche la ressaisie
- Un formulaire sur le site, puis les mêmes informations tapées dans un CRM ou un tableur.
- Des factures fournisseurs qui arrivent en PDF, puis saisies dans la comptabilité ligne par ligne.
- Des commandes reçues par e-mail ou WhatsApp, recopiées dans un tableur, puis recopiées dans la logistique.
- Des feuilles d'heures collectées dans un format et ressaisies dans la paie dans un autre.
- Des exports de marketplace ou de fournisseur rapprochés à la main de votre propre inventaire.
- Une affaire gagnée dans le CRM que quelqu'un transforme en facture en retapant les montants.
Trois questions qui tranchent
À quelle fréquence, et par combien de personnes ? C'est le volume qui transforme un petit agacement en chiffre réel. Une tâche faite deux fois par mois ne mérite sans doute pas d'être automatisée. La même tâche de cinq minutes répétée quarante fois par jour, c'est un autre calcul.
L'entrée est-elle stable ? Un CSV qui a toujours les mêmes colonnes est simple. Un fournisseur qui change le format de ses factures deux fois par an l'est moins. Des notes manuscrites photographiées au téléphone, c'est un autre projet.
Que coûte une erreur ? Un code postal mal recopié, c'est une relivraison. Un prix mal recopié, c'est parfois un client mal facturé pendant un an avant que quelqu'un s'en aperçoive. L'erreur de prix justifie des contrôles bien plus tôt. L'erreur de code postal, pas forcément, sauf si le volume et le coût des relivraisons finissent par peser.
Commencez par le moins spectaculaire
Commencez par l'étape au plus gros volume dont l'entrée est la plus structurée, même si c'est la moins intéressante. Si les deux systèmes exposent une API utilisable, c'est en général par là que nous commençons : il y a moins d'interprétation, et les erreurs peuvent être journalisées, relancées et repérées plutôt que découvertes des semaines plus tard.
N'utilisez l'extraction documentaire, qu'il s'agisse d'OCR, d'un parsing structuré ou d'un modèle capable de lire des documents sans format fixe, que là où la structure n'existe vraiment pas. Dans ce cas, envoyez en relecture tout ce qui échoue à une validation, ne correspond pas à une valeur attendue, ou revient marqué comme incertain, avant que cela n'atteigne le système de référence. Vous gardez l'essentiel de la vitesse sans laisser une lecture incertaine écrire directement dans le système dont dépend votre équipe.
Ce qu'il faut laisser aux humains
- Tous les cas où la saisie est accessoire et où le vrai travail est le jugement.
- Faible volume et forte variabilité. Dix cas particuliers par mois coûteront plus cher à encoder qu'à traiter.
- Les étapes d'un processus dont vous savez déjà qu'il va changer. Automatiser deux mois avant une refonte, c'est payer le travail deux fois.
- Tous les cas où une erreur est à la fois coûteuse et invisible, sauf si vous construisez aussi le contrôle qui la détecte.
Ce que coûte le travail
Quatre éléments font le prix. Le fait que les deux systèmes exposent une API utilisable, ou que l'un doive être piloté par exports et imports. La propreté des données existantes, car rapprocher des fiches saisies à la main est souvent le vrai travail. Le fait de devoir ou non reprendre l'historique plutôt que seulement les nouvelles entrées. Et le besoin d'une file de relecture humaine, qui est une petite interface et non un simple script.
Les projets les moins chers sont ceux où deux systèmes se parlent déjà et où personne ne les avait reliés. Ce sont les plus faciles à justifier parce qu'il y a moins de rouages, mais ils ne sont pas sans maintenance : les identifiants expirent, les schémas changent, des points d'accès d'API disparaissent, et il faut que quelque chose s'en aperçoive.
Avant de chiffrer quoi que ce soit, nous comptons. Prenez l'étape que vous soupçonnez d'être la pire, notez-la pendant une semaine, et la réponse sera en général évidente dans un sens ou dans l'autre.