Gestion des leads & automatisation

Plateforme de leads Mutualys

Centraliser les demandes et automatiser leur suivi

Mutualys recevait des demandes depuis plusieurs canaux, mais leur attribution aux conseillers se faisait à la main. L'équipe avait besoin d'un suivi commun, sans remplacer le CRM utilisé pour les contrats et les dossiers clients.

Okzea a développé une plateforme sur mesure qui réunit aujourd'hui les demandes des deux marques, automatise leur attribution et organise les relances et les rendez-vous.

Un assistant IA sur WhatsApp prend en charge les premiers échanges, sous la supervision de l'équipe.

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Vue d'ensemble

Mutualys est un courtier en assurance santé et la maison mère de Normandie Santé. Ses conseillers qualifient et relancent les demandes de personnes qui cherchent une meilleure couverture santé.

Okzea travaille avec Mutualys depuis juin 2024. La mission a commencé par un simple formulaire de capture de leads, puis s'est développée, demande après demande, jusqu'à la plateforme qui gère aujourd'hui l'entrée des demandes des deux marques.

Le CRM existant continue de gérer les contrats et les dossiers clients. La plateforme développée par Okzea prend en charge les demandes en amont : collecte, attribution, qualification et relances. Les deux outils échangent les données nécessaires pour éviter les doubles saisies.

Détails du projet

Le défi

Les demandes arrivaient depuis plusieurs canaux, sans suivi commun.
Leur attribution aux conseillers se faisait à la main : des demandes attendaient ou passaient à travers les mailles.
Le CRM utilisé pour les contrats et les dossiers clients devait rester en place.
Le marketing avait besoin de savoir quelles campagnes généraient les demandes.

Une gestion des leads adaptée aux conseillers

L'attribution devait tenir compte des règles de Mutualys : région, rôle du conseiller, disponibilité et capacité de traitement quotidienne. Okzea a intégré ces critères dans un outil de gestion des leads connecté au CRM existant.

Note technique : un plugin WordPress pour le tunnel et la gestion des leads, une application autonome pour l'assistant WhatsApp, et six services tiers connectés.

Un seul tableau de bord où l'équipe suit les demandes, les conseillers, les doublons et les résultats par campagne.
Une synchronisation bidirectionnelle avec le CRM existant : les échanges entre les outils sont automatisés pour éviter les doubles saisies.
Des relances SMS et la prise de rendez-vous en ligne, synchronisées avec les agendas des conseillers.

Un assistant IA WhatsApp, sous la supervision de l'équipe

L'assistant est une application autonome branchée sur l'API WhatsApp Cloud de Meta. Les nouvelles demandes lui sont transmises depuis le tunnel. Il accueille la personne, qualifie la demande, propose un rappel ou un rendez-vous, et passe la main à un conseiller dès qu'on le lui demande.

Les conseillers peuvent reprendre la main à tout moment. Les administrateurs peuvent consulter, mettre en pause ou reprendre chaque conversation, avec un historique d'audit complet.
Le modèle n'agit sur une demande qu'à travers des actions contrôlées et auditées.
Les règles de consentement et d'opposition sont appliquées indépendamment du modèle.
Des relances automatiques quand une personne ne répond plus, puis une clôture propre.
Des profils de conversation par marque, pour que chaque marque garde son propre ton.

La boîte de réception admin de l'assistant : une conversation ouverte à côté de la fiche du lead, avec les contrôles de pause, reprise et transfert. Données de démonstration.

Deux marques, un seul tunnel de demandes

La partie publique sert les formulaires des deux marques, les intègre dans les sites vitrines et envoie chaque soumission dans la plateforme de gestion des leads. Elle accompagne la refonte 2025 de mutualys.fr.

Des formulaires multi-étapes pour chaque marque, avec des variantes A/B et un parcours plus court qui collecte les informations progressivement.
Des formulaires privés pour les conseillers et des liens prêts à l'emploi pour les campagnes marketing.
La refonte de mutualys.fr : des offres plus claires, des appels à l'action plus forts, entièrement responsive.

Comprendre d'où viennent les demandes

Le marketing avait besoin de comprendre quelles campagnes généraient les demandes. Le suivi mesure les soumissions de formulaires, et non les seules pages vues.

Un tableau de bord de tunnel en first-party, qui montre les soumissions et les étapes du parcours sans stocker de donnée personnelle.
La gestion du consentement est intégrée à l'ensemble du parcours.

D'un formulaire à une plateforme de leads

2024
Un premier tunnel de capture de leads sur WordPress, connecté au CRM existant et au suivi publicitaire.
2025
Refonte de mutualys.fr, puis un vrai tableau de bord admin avec analyses, détection des doublons et tests A/B.
2026
Attribution automatique des conseillers, arrivée de la seconde marque, analyses du tunnel, SMS et rendez-vous, et lancement de l'assistant WhatsApp.

Une plateforme qui évolue, sans équipe technique en interne

Mutualys ne dispose pas de développeurs en interne. Okzea assure la maintenance et les évolutions de la plateforme. Les règles d'attribution sont documentées dans un langage accessible, et les changements sont testés avant leur mise en production.

Les règles d'attribution vivent dans un document en langage clair, lisible par le client et mis à jour à chaque changement.
Des tests automatisés sur chaque changement et un processus de release scripté : plus de 80 versions du plugin depuis avril 2026.
Les changements sont vérifiés dans un environnement de test avant leur mise en production.

Ce qui a changé pour l'équipe

Une plateforme commune de gestion des leads: 2 marques
Demandes attribuées selon les règles de Mutualys et la disponibilité des conseillers: Auto
Premiers échanges avec l'assistant WhatsApp: 24 h/24

Demandes centralisées: Les demandes des deux marques sont réunies dans un même espace de suivi.
Attribution automatisée: La répartition manuelle laisse place à des règles qui tiennent compte de la région, du rôle, de la disponibilité et de la capacité quotidienne des conseillers.
Suivi connecté: La gestion des leads, les relances et les rendez-vous s'appuient sur des outils reliés au CRM existant.

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