เริ่มต้นลดงานที่ทำด้วยมือในองค์กรอย่างไร

ต้นทุนของงานที่ทำด้วยมือแทบไม่เคยปรากฏเป็นรายการที่ชี้ได้ในบัญชี แต่ปรากฏในเวลาทำงานแต่ละวัน เช่น ครึ่งชั่วโมงเช้าวันจันทร์เพื่อเตรียมการติดตามหนี้ ยี่สิบนาทีตอนเย็นเพื่อคัดลอกออเดอร์ของวันนั้น หรือทั้งเช้าของสิ้นเดือนที่ใช้ไปกับการทำไฟล์ส่งให้นักบัญชี

น้อยคนที่ตั้งใจให้งานเป็นแบบนี้ งานเหล่านี้ค่อย ๆ สะสมทีละอย่าง แต่ละอย่างเล็กเกินกว่าจะตั้งเป็นโปรเจกต์ จนกินเวลาในสัปดาห์ไปในสัดส่วนที่ไม่เคยมีใครคิดเป็นตัวเลขจริงจัง

เริ่มจากงานที่ทั้งเกิดบ่อยและมีรูปแบบสม่ำเสมอ การเปลี่ยนใบเสนอราคาที่ตอบรับแล้วให้เป็นใบแจ้งหนี้มักเป็นตัวเลือกที่ดี เพราะข้อมูลมีอยู่แล้ว มีโครงสร้างชัดเจน และความผิดพลาดจากการพิมพ์ซ้ำอาจมีต้นทุนโดยตรง

การติดตามการชำระเงินเป็นอีกตัวเลือกที่ดี ประเด็นไม่ใช่การส่งข้อความเดียวกันอัตโนมัติหาทุกคน แต่คือการรู้ได้โดยไม่ต้องคอยนึกเองว่าใครค้างชำระและค้างมานานเท่าไร แล้วปล่อยให้คนเป็นผู้เลือกน้ำเสียงและขั้นตอนถัดไป

อีกตัวเลือกคือการส่งข้อมูลให้นักบัญชี ทั้งรูปแบบตายตัว กำหนดวันตายตัว และต้องทำด้วยมือใหม่ทุกเดือน เพราะงานนี้กลับมาเป็นรอบสม่ำเสมอและรูปแบบที่ต้องใช้แทบไม่เปลี่ยน เวลาที่ใช้จึงวัดได้ง่ายและเทียบกับต้นทุนการทำอัตโนมัติได้ตรงไปตรงมา

ก่อนจะจ้างพัฒนาอะไร ให้เปิดหน้าตั้งค่าของซอฟต์แวร์ที่คุณจ่ายเงินอยู่แล้วดูก่อน งานที่ทำด้วยมือในองค์กรส่วนหนึ่งตรงกับฟีเจอร์ที่มีอยู่แต่ไม่มีใครเปิดใช้ เทมเพลตเอกสารที่ไม่เคยถูกสร้าง หรือช่องในฟอร์มที่ปล่อยให้เป็นตัวเลือกทั้งที่ควรบังคับกรอก

การตรวจแบบนี้ไม่หรูหรา ใช้เวลาไม่มาก และบางครั้งก็ช่วยไม่ให้คุณจ้างพัฒนาสิ่งที่เครื่องมือเดิมทำได้อยู่แล้ว

เลือกงานที่คุณสงสัยว่าแย่ที่สุด แล้วจดนับตลอดช่วงเวลาที่เป็นตัวแทนของงานจริง คือขีดหนึ่งครั้งทุกครั้งที่ทำ พร้อมระยะเวลาโดยประมาณ และจำนวนคนที่เกี่ยวข้อง ถ้างานสม่ำเสมอ หนึ่งสัปดาห์ก็พอให้เห็นภาพคร่าว ๆ แต่ถ้าเป็นงานตามฤดูกาลหรือกระจุกช่วงสิ้นเดือน ให้วัดตลอดรอบนั้น จากนั้นแปลงชั่วโมงเหล่านั้นเป็นเงินด้วยต้นทุนต่อชั่วโมงที่สมจริง

หลังเปิดใช้งานไปสองสามสัปดาห์ ให้วัดซ้ำด้วยวิธีเดิม นั่นคือสิ่งที่จะบอกว่าตัวเลขที่ประเมินไว้เป็นจริงหรือไม่ และเป็นตัวเลขที่ทำให้การตัดสินใจครั้งถัดไปง่ายขึ้น