วิธีหาขั้นตอนที่ทำด้วยมือซึ่งกินต้นทุนคุณมากที่สุด

ทีมส่วนใหญ่ไม่ได้มาพร้อมข้อกำหนดของระบบ แต่มาพร้อมประโยคเดียวว่า งานที่ต้องทำด้วยมือเยอะเกินไปและมันทำให้ทุกอย่างช้า ประโยคนี้จริง แต่ก็ใช้ทำอะไรไม่ได้ เพราะไม่ได้บอกว่างานไหน และมากแค่ไหน

นี่คือวิธีตรวจที่เราทำก่อนจะเสนออะไรทั้งสิ้น คุณทำเองได้ภายในหนึ่งสัปดาห์ และควรทำ เพราะมันจะเผยให้เห็นการพึ่งพาและกรณียกเว้นที่ไม่เคยถูกเขียนลงในเอกสารความต้องการ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำให้การประเมินขอบเขตงานภายหลังแม่นยำ

เขียนกระบวนการออกมาเป็นสิ่งที่คนทำ เรียงตามลำดับ โดยใช้คำกริยา เช่น รับออเดอร์ เช็กสต็อก ยืนยันกับลูกค้า ออกใบแจ้งหนี้ ตามเก็บเงิน อย่าเขียนชื่อซอฟต์แวร์ เพราะชื่อเครื่องมือจะบังจุดส่งต่องาน และจุดส่งต่อนั่นแหละคือที่ที่ต้นทุนอยู่

อย่าลืมใส่กรณียกเว้นที่มีคนเงียบ ๆ คอยจัดการอยู่ กรณีที่เวลาเล่าให้ฟังคนมักยักไหล่ อย่าข้ามมันไป เพราะภาระงานจริงมักซ่อนอยู่ตรงนั้น เนื่องจากถูกจัดการแบบไม่เป็นทางการและแทบไม่เคยปรากฏในเอกสารกระบวนการ

ให้แต่ละคนจดนับจริง แทนที่จะใช้ความจำ คือขีดหนึ่งครั้งทุกครั้งที่ทำขั้นตอนนั้น พร้อมประมาณเวลาคร่าว ๆ หนึ่งสัปดาห์ปกติมักพอสำหรับตัวอย่างชุดแรก และจะใช้สเปรดชีตร่วมกันก็ได้ เพราะยังไงคุณก็กำลังจะเปลี่ยนมันอยู่แล้ว แต่ถ้างานเป็นฤดูกาลหรือกระจุกตัวช่วงสิ้นเดือน ให้วัดตลอดรอบนั้นแทน

เตรียมใจว่าตัวเลขจะเซอร์ไพรส์ทั้งสองทาง ไม่มีใครนึกย้อนตัวเลขทั้งสองจากความจำได้แม่น และความถี่คือตัวที่ถูกนำไปคูณ การจดนับคร่าว ๆ หนึ่งสัปดาห์จึงดีกว่าการประเมินย้อนหลังอย่างมั่นใจ

เริ่มจากขั้นตอนที่กินชั่วโมงมากที่สุด แล้วอ่านประกอบกับอีกสี่เกณฑ์ที่เหลือ ก่อนตัดสินใจว่าจะจัดการเรื่องไหนก่อน บางเรื่องที่เจอจะไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เลย เช่น การตั้งค่าที่ไม่มีใครเปิดใช้ เทมเพลตเอกสาร ช่องในฟอร์มที่ควรบังคับกรอกตั้งแต่แรก หรือรายงานที่ตั้งเวลาส่งอัตโนมัติได้แทนการนั่งทำเอง

จัดการเรื่องเหล่านี้ก่อน เพราะต้นทุนต่ำ และไม่มีเหตุผลที่จะจ่ายเงินทำระบบอัตโนมัติให้กับขั้นตอนที่ไม่ควรมีอยู่ตั้งแต่แรก สิ่งที่เหลือหลังจากนั้นคือรายการที่ควรพิจารณาจริง

สำหรับตัวเลือกที่เหลือ ให้แปลงชั่วโมงเป็นเงินก่อน คือเอาจำนวนชั่วโมงที่ประหยัดได้ต่อเดือนคูณด้วยต้นทุนต่อชั่วโมงที่รวมค่าใช้จ่ายจริง แล้วเอาต้นทุนการสร้างหารด้วยเงินที่ประหยัดได้ต่อเดือน จะได้ระยะเวลาคืนทุนเป็นเดือน อย่าลืมบวกค่าดูแลรักษาตามจริง เพราะทุกการเชื่อมต่อระบบต้องมีคนดูแลเมื่ออีกฝั่งเปลี่ยนแปลง

ขั้นตอนที่ประหยัดได้เดือนละยี่สิบชั่วโมงและคืนทุนในครึ่งปี คือการตัดสินใจที่ง่าย ส่วนสองชั่วโมงต่อเดือนมักอธิบายความคุ้มค่าด้วยต้นทุนแรงงานอย่างเดียวได้ยาก แต่ก็ยังควรแก้ถ้าสองชั่วโมงนั้นทำให้คนอื่นต้องรอ มีความเสี่ยงผิดพลาดสูง หรืออยู่กลางกระบวนการที่ใหญ่กว่ามาก ชั่วโมงเป็นเพียงปัจจัยหนึ่งในการตัดสินใจ ไม่ใช่ทั้งหมด

รูปแบบเดิมสามอย่างนี้กลับมาซ้ำ ๆ ในงานลักษณะนี้ และไม่มีเรื่องไหนน่าตื่นเต้นเลย คือการกรอกข้อมูลชุดเดิมซ้ำเข้าไปในระบบที่สอง การไล่ตามเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าเพื่อถามสถานะที่ระบบควรแสดงได้เอง และการนั่งทำรายงานเดิมด้วยมือทุกสัปดาห์

ถ้าคุณรู้อยู่แล้วว่าข้อไหนคือของคุณ แปลว่าคุณเดินมาเกือบสุดทางของการตรวจแล้ว การทำให้ครบขั้นตอนเพียงแค่เปลี่ยนความรู้สึกนั้นให้กลายเป็นตัวเลขที่อธิบายกับคนอนุมัติงบได้