ลดการกรอกข้อมูลด้วยมือ อะไรควรทำให้อัตโนมัติ และอะไรควรปล่อยไว้

การกรอกข้อมูลด้วยมือแทบไม่เคยเป็นงานหลักของใคร นั่นแหละคือเหตุผลที่มันอยู่รอดมาได้ มันแทรกเข้ามาครั้งละสิบนาที ติดอยู่กับงานที่มีเจ้าของชัดเจน และไม่เคยปรากฏเป็นต้นทุนในงบประมาณ

มันจะโผล่ออกมาเมื่อคุณถามคำถามอีกแบบ ถ้าถามว่าเช้านี้ทำอะไรบ้าง คุณจะได้ยินเรื่องลูกค้า แต่ถ้าถามว่าวันนี้พิมพ์อะไรซ้ำสองรอบ คุณจะเห็นกระบวนการทั้งหมด

เกิดขึ้นบ่อยแค่ไหน และมีกี่คนที่ต้องทำ ปริมาณคือสิ่งที่เปลี่ยนความรำคาญเล็ก ๆ ให้กลายเป็นตัวเลขจริง งานที่ทำเดือนละสองครั้งอาจไม่คุ้มที่จะไปแตะ แต่งานห้านาทีเดียวกันที่ทำวันละสี่สิบครั้ง เป็นการคำนวณคนละแบบ

ข้อมูลขาเข้ามีรูปแบบคงที่แค่ไหน ไฟล์ CSV ที่มีคอลัมน์เหมือนเดิมทุกครั้งนั้นง่าย ซัพพลายเออร์ที่เปลี่ยนหน้าตาใบแจ้งหนี้ปีละสองครั้งนั้นยากขึ้น ส่วนโน้ตที่เขียนด้วยลายมือแล้วถ่ายรูปส่งมา ถือเป็นอีกโปรเจกต์หนึ่งเลย

ถ้าผิดพลาดแล้วเสียหายเท่าไร พิมพ์รหัสไปรษณีย์ผิดแค่ต้องส่งของใหม่ แต่พิมพ์ราคาผิดอาจแปลว่าออกบิลผิดให้ลูกค้าต่อเนื่องเป็นปีกว่าจะมีคนสังเกต ความผิดพลาดเรื่องราคาคุ้มที่จะวางระบบตรวจสอบตั้งแต่เนิ่น ๆ ส่วนรหัสไปรษณีย์อาจยังไม่คุ้ม เว้นแต่ปริมาณและค่าส่งซ้ำจะสะสมจนมีนัยสำคัญ

เริ่มจากขั้นตอนที่มีปริมาณมากที่สุดและมีรูปแบบข้อมูลชัดเจนที่สุด แม้มันจะดูน่าเบื่อที่สุดก็ตาม ถ้าทั้งสองระบบมี API ที่ใช้งานได้ เรามักเริ่มจากตรงนั้น เพราะมีการตีความน้อยกว่า และเมื่อเกิดข้อผิดพลาดก็บันทึก ลองใหม่ และมองเห็นได้ แทนที่จะมารู้ตัวอีกทีในอีกหลายสัปดาห์

ให้ใช้การดึงข้อมูลจากเอกสาร ไม่ว่าจะเป็น OCR การ parse แบบมีโครงสร้าง หรือโมเดลที่อ่านเอกสารซึ่งไม่มีรูปแบบตายตัว เฉพาะกรณีที่ข้อมูลไม่มีโครงสร้างจริง ๆ และเมื่อใช้ ให้ส่งทุกรายการที่ไม่ผ่านการตรวจสอบ ไม่ตรงกับค่าที่คาดไว้ หรือถูกทำเครื่องหมายว่าไม่แน่ใจ เข้าคิวให้คนตรวจก่อนจะเข้าสู่ฐานข้อมูลหลัก คุณยังได้ความเร็วเกือบทั้งหมด โดยไม่ปล่อยให้ข้อมูลที่ยังไม่แน่ใจเขียนตรงเข้าระบบที่ทีมของคุณใช้จริง

มีสี่เรื่องที่กำหนดราคา หนึ่งคือทั้งสองระบบมี API ที่ใช้งานได้จริงหรือไม่ หรือระบบหนึ่งต้องอาศัยการ export และ import สองคือข้อมูลเดิมสะอาดแค่ไหน เพราะการจับคู่ข้อมูลที่เคยพิมพ์ด้วยมือมักเป็นงานหลักจริง ๆ สามคือต้องย้ายข้อมูลย้อนหลังด้วยหรือไม่ หรือเอาเฉพาะรายการใหม่ และสี่คือต้องมีคิวให้คนตรวจสอบหรือไม่ ซึ่งนั่นคือการทำหน้าจอ ไม่ใช่แค่สคริปต์

โปรเจกต์ที่ถูกที่สุดคือกรณีที่สองระบบคุยกันได้อยู่แล้วแต่ไม่มีใครเชื่อมมันเข้าด้วยกัน งานแบบนี้อธิบายความคุ้มค่าได้ง่ายที่สุดเพราะมีชิ้นส่วนน้อย แต่ก็ไม่ใช่ว่าไม่ต้องดูแล เพราะรหัสเข้าใช้งานหมดอายุได้ โครงสร้างข้อมูลเปลี่ยนได้ endpoint ถูกยกเลิกได้ และต้องมีอะไรสักอย่างคอยจับสัญญาณเหล่านั้น

ก่อนจะเสนอราคาอะไร เรานับก่อน ลองเลือกขั้นตอนที่คุณสงสัยว่าแย่ที่สุด จดบันทึกไว้หนึ่งสัปดาห์ แล้วคำตอบมักจะชัดเจนไปทางใดทางหนึ่งเอง